Penggunaan fasilitas perkuliahan bersama dilaksanakan menggunakan Aplikasi SIPARU dengan spesifikasi sebagai berikut:

Ø  Petugas Operator Fakultas atau Unit Kerja mengajukan surat terkait kebutuhan peminjaman fasilitas bersama, untuk dapat dijadwalkan pada Aplikasi SIPARU

Ø  Umum:

·       Dalam dokumen Spesifikasi Aplikasi ini, yang dimaksud dengan Unit adalah Unit Penggunaan Fasilitas Bersama yaitu Fakultas dan unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga.

·       Aplikasi akan dimanfaatkan untuk penggunaan fasilitas bersama untuk perkuliahan dan non perkuliahan pada beberapa gedung yang menjadi tanggung jawab unit, meliputi Kampus B (4 gedung), dan Kampus C (2 gedung).

·       Fakultas atau unit lain yang akan memanfaatkan fasilitas bersama menugaskan satu orang (Petugas Operator Fakultas) yang berhak melakukan entry pemanfaatan ruang.

Ø  Aplikasi SIPARU memiliki beberapa subsistem, meliputi

1.     Subsistem inventarisasi ruang, yang dapat dimanfaatkan untuk melakukan input dan menampilkan informasi tentang gedung dan ruang yang menjadi tanggung jawab Direktorat Sarana dan Prasarana.

2.     Subsistem permintaan penggunaan ruang rutin • Permintaan ruang rutin dilakukan oleh bagian Akademik fakultas mengirimkan Surat Permintaan Penggunaan Fasilitas Perkuliahan kepada Direktur Sarana dan Prasarana melalui e-Office Unair. • Permintaan ruang untuk Ujian Tengah Semester dan Akhir Semester dilakukan entry jadwal pada cybercampus, yang hasilnya ditampilkan pada SIPARU.

3.     Subsistem permintaan ruang tidak rutin • Permintaan ruang tidak rutin adalah permintaan ruang untuk kegiatan akademik, kemahasiswaan, serta kegiatan lain yang bersifat tidak rutin. Kegiatan akademik dan kemahasiswaan tidak rutin meliputi: kuliah pengganti, kuliah tambahan, diskusi mahasiswa, kegiatan organisasi mahasiswa, dan kegiatan sejenis. Kegiatan lain yang bersifat tidak rutin dapat meliputi: ujian penerimaan mahasiswa baru, permintaan ruang untuk acara unit maupun lembaga di lingkungan Universitas Airlangga, maupun permintaan ruang untuk kegiatan MICE oleh pihak eksternal universitas, permintaan ruang untuk kegiatan olahraga baik pihak internal maupun eksternal.

4.     Subsistem permintaan ruang property

·       Prosedur permintaan ruang tidak rutin bagi fakultas/unit di lingkungan Universitas Airlangga adalah sebagai berikut:

a.     Calon pemohon dapat melakukan penelusuran ketersediaan ruang kosong/tidak ter-booking pada aplikasi SIPARU.

b.     Pemohon mengirimkan Surat Permintaan Penggunaan Fasilitas kepada Direktur Sarana dan Prasarana melalui e-Office. Surat permintaan minimal menyebutkan: nama/tujuan kegiatan, tanggal dan waktu pelaksanaan, ruang yang hendak dipakai, jumlah peserta.

c.      Petugas Operator Fakultas/Unit melakukan entry penggunaan ruang di SIPARU. Status pemesanan menjadi “Menunggu Persetujuan”.

d.     Berdasarkan surat permintaan penggunaan ruang, DIRSARPRAS menerbitkan surat berisi persetujuan atau penolakan permintaan ruang. Dalam hal permintaan disetujui, maka surat persetujuan DIRSARPRAS akan di-upload pada SIPARU, pemohon mendapatkan kode verifikasi perizinan. Status pemesanan menjadi “Booked” setelah kode verifikasi perizinan di-entry-kan.

e.     Dalam hal fakultas/unit membatalkan permintaan penggunaan ruang, perwakilan fakultas/unit menyampaikan kepada Kasie Pengelolaan Fasilitas DITSARPRAS. Kasie Pengelolaan Fasilitas DITSAPRAS akan memerintahkan administrator Aplikasi SIPARU untuk menghapus pemesanan (booking) ruang pada tampilan SIPARU.

f.      Biaya terkait pemanfaatan ruang oleh fakultas/unit Universitas Airlangga tunduk pada Peraturan Rektor Universitas Airlangga tentang Standar Biaya Kegiatan Operasional dan Tarif Layanan di Lingkungan Universitas Airlangga.

•       Prosedur permintaan ruang tidak rutin bagi fakultas/unit di lingkungan Universitas Airlangga yang bekerja sama dengan pihak eksternal dan membebankan sebagian atau seluruh biaya pelaksanaan kegiatan kepada pihak eksternal (ticketing) adalah sebagai berikut:

a.       Calon pemohon dapat melakukan penelusuran ketersediaan ruang kosong/tidak ter-booking pada aplikasi SIPARU.

b.       Pemohon mengirimkan Surat Permintaan Penggunaan Fasilitas kepada Direktur Sarana dan Prasarana melalui e-Office. Surat permintaan minimal menyebutkan: nama/tujuan kegiatan, tanggal dan waktu pelaksanaan, ruang yang hendak dipakai, jumlah peserta, mitra kerja sama.

c.       Petugas Operator Fakultas/Unit melakukan entry penggunaan ruang di SIPARU. Status pemesanan menjadi “Menunggu Persetujuan”.

d.       Berdasarkan surat permintaan penggunaan ruang, DIRSARPRAS menerbitkan surat berisi persetujuan atau penolakan permintaan ruang. Dalam hal permintaan disetujui, maka surat persetujuan DIRSARPRAS akan di-upload pada SIPARU, pemohon mendapatkan kode verifikasi perizinan.

e.       Setelah pemohon melakukan entry kode verifikasi perizinan, pemohon melakukan pembayaran dan upload bukti pembayaran tersebut pada aplikasi SIPARU. Status pemesanan menjadi “Menunggu Konfirmasi Pembayaran”.

f.        Administrator aplikasi SIPARU akan melakukan konfirmasi atas pembayaran yang telah dilakukan dan status pemesanan menjadi “Booked”. Dalam hal pemohon tidak melakukan pembayaran dalam 7 (tujuh) jam sejak permohonan disetujui, maka permohonan akan batal secara otomatis.

g.       Dalam hal fakultas/unit membatalkan permintaan penggunaan ruang, perwakilan fakultas/unit menyampaikan kepada Kasie Pengelolaan Fasilitas DITSARPRAS. Kasie Pengelolaan Fasilitas DITSAPRAS akan memerintahkan administrator Aplikasi SIPARU untuk menghapus pemesanan (booking) ruang pada tampilan SIPARU dan dikenakan biaya pembatalan sebesar 10% dari yang telah dibayarkan.

h.       Biaya terkait pemanfaatan ruang oleh fakultas/unit Universitas Airlangga tunduk pada Peraturan Rektor Universitas Airlangga tentang Standar Biaya Kegiatan Operasional dan Tarif Layanan di Lingkungan Universitas Airlangga.

·       Prosedur permintaan ruang tidak rutin bagi pemesan eksternal adalah sebagai berikut:

a. Calon pemohon dapat melakukan penelusuran ketersediaan ruang kosong/tidak ter-booking pada aplikasi SIPARU.

b. Pemohon mengirimkan Permintaan Penggunaan Fasilitas kepada Direktur Sarana dan Prasarana melalui email DITSARPRAS atau langsung melakukan entry melalui aplikasi SIPARU. Dalam hal permintaan melalui email, setelah dilakukan persetujuan oleh Direktur Sarana dan Prasarana, pemohon melakukan entry mandiri pada aplikasi SIPARU. Status pemesanan adalah “Menunggu Konfirmasi”.

c. Setelah melakukan entry, pemohon melakukan pembayaran dan upload bukti pembayaran pada aplikasi SIPARU. Administrator SIPARU melakukan konfirmasi pembayaran. Status pemesanan berubah menjadi “Booked”.

d. Status “Menunggu Konfirmasi” berlaku selama 7 jam pasca entry. Bila pemohon tidak melakukan pembayaran dalam masa tersebut, maka permintaan batal secara otomatis.

e. Dalam hal pemohon membatalkan permintaan penggunaan ruang, pemohon menyampaikan kepada Kasie Pengelolaan Fasilitas DITSARPRAS. Kasie Pengelolaan Fasilitas DITSAPRAS akan memerintahkan administrator Aplikasi SIPARU untuk menghapus pemesanan (booking) ruang pada tampilan SIPARU dan dikenakan biaya pembatalan sebesar 20% dari yang telah dibayarkan.

f. Biaya terkait pemanfaatan ruang oleh pemesan eksternal tunduk pada Peraturan Rektor Universitas Airlangga tentang Standar Biaya Kegiatan Operasional dan Tarif Layanan di Lingkungan Universitas Airlangga. Untuk informasi lebih lengkap silahkan melakukan download file SOP.